Cum se elimină din evidențe creanțele neîncasate?
În practica contabilă, decizia de a elimina din evidențe datoriile și creanțele aflate în stare de prescriere revine administratorului, care acționează doar după obținerea avizelor de la șefii departamentelor financiar-contabil și juridic. În cele ce urmează, vom analiza un model de raport intern destinat eliminării din evidențe contabile a acestor sume. Procedura de eliminarea a creanțelor neîncasate se sprijină pe mai multe acte normative esențiale, aplicate în urma procesului de inventariere.
În primă linie, se aplică Ordinul Ministerului Finanelor Publice (OMFP) nr. 1802/2014, care aliniază reglementările contabile cu directivele europene.
Punctul 328 din acest act este crucial, deoarece impune entităților să dovedească că au epuizat toate căile legale pentru recuperarea acestor sume. În al doilea rând, articolul 25, aliniatele (4), litera h) din Codul fiscal precizează condițiile în care cheltuielile aferente creanțelor neîncasate pot fi deductibile fiscal.
În al treilea rând, articolul 2500 și cele următoare din Codul civil stabilesc termenul general de prescriere de trei ani pentru creanțele și datoriile de natură nefiscală.
În al patrulea rând, Legea contabilității nr. 82/1991 cere reflectarea corectă a poziției patrimoniale. În al cincilea rând, OMFP nr. 2861/2009 reglementează procesul de inventariere a patrimoniului.
Iată principalele aspecte cheie pe care trebuie să le ai în vedere:
1. Termenul de prescriere a datoriilor Din punct de vedere legislativ, articolul 2517 din Codul Civil stabilește că termenul de prescriere este de trei ani, cu excepția cazurilor în care legea prevede altă durată.
Calculul acestui termen trebuie făcut luând în considerare data de la care curge prescrierea și eventualele motive de suspendare sau întrerupere. O recunoaștere a datoriei de către debitor, inclusiv prin o confirmare de sold care îndeplinește cerințele legale, poate opri cursul prescrierii. În această situație, curge o nouă prescriere, conform Codului civil.
Din punct de vedere contabil, punctul 328 din OMFP 1802/2014 stipulează că, la eliminarea din evidențe a creanțelor și datoriilor ale căror termene de încasare sau plată sunt prescrise, entitățile trebuie să demonstreze că au fost întreprinse toate demersurile legale pentru decontarea acestora.
Conform OMFP nr. 2861/2009, la punctul 28 se menționează că creanțele și obligațiile față de terți sunt supuse verificării și confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare și creditoare.
Punctul 39 din ordinul respectiv prevede că, pentru pierderile suferite ca urmare a expirării termenelor de prescriere, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la persoanele răspunzătoare cu urmărea decontării creanțelor.
La inventarierea anuală a patrimoniului, comisia verifică situația creanțelor și datoriilor, analizează documentele justificative și formulează propuneri privind eliminarea din evidențe a sumelor prescrise.
Potrivit OMFP nr. 2861/2009, propunerile comisiei de inventariere se prezintă administratorului în termen de șapte zile lucrătoare de la finalizarea operațiunilor de inventariere. Administratorul ia decizia asupra propunerilor, în funcție de structura organizatorică și prevederile legale aplicabile.
4. Documente obligatorii Documentele utilizate pentru a justifica eliminarea din evidențe a datoriilor nu sunt detaliat într-o prevedere legală unică, ci pot fi, în funcție de caz: Lista de inventariere cu propunerea de eliminare din evidențe, aprobată de conducerea entității; Procesul verbal de eliminare din evidențe; Decizia asociatului unic sau hotărârea Adunării Generale a Acționarilor (AGA), dacă sumele sunt semnificative.
5. Procesul verbal de eliminare din evidențe a creanțelor neîncasate Rezultatele inventarierii sunt înregistrate de comisia de inventariere într-un proces-verbal. Acesta trebuie să conțină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii, numele și prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul și data deciziei de numire a acesteia, gestiunea sau gestiunile inventariate, data începerii și terminării operațiunii de inventariere, rezultatele sale și concluziile.
De asemenea, procesul verbal trebuie să includă propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și lipsurilor constatare și persoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea. Trebuie menționat și volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vânabile sau fără desfacere asigurată, precum și propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic.
Ce prevede punctul 39 din ordinul respectiv?
De asemenea, se includ propuneri de eliminare din funcțiune a imobilizărilor corporale, respectiv eliminarea din evidențe a imobilizărilor necorporale, propuneri de eliminare din uz a materialelor de natură obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri.
Se fac, de asemenea, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea și asigurarea integrității bunurilor din gestiune, precum și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal se prezintă, în termen de șapte zile lucrătoare de la data închiderii operațiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entității. Cine decide eliminarea, cu avizele conducătorilor? Acesta decide, cu avizele conducătorilor departamentelor financiar-contabil și juridic, asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.
Sunt deductibile fiscal creanțele neîncasate eliminate din evidențe? Eliminarea din evidențe contabile a unei creanțe neîncasate nu înseamnă automat că pierderea înregistrată este deductibilă la calculul impozitului pe profit.
Potrivit articolului 25, aliniatele (4), litera h) din Codul fiscal, pierderile din eliminarea creanțelor din evidențe sunt, ca regulă generală, nedeductibile pentru partea neacoperită de ajustările pentru depreciere deductibile fiscal, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege.
Printre situațiile care pot permite deducerea se numără aplicarea unui plan de reorganizare confirmat de instanță, închiderea procedurii falimentului prin hotărâre judecătorească și alte cazuri reglementate expres.
În consecință, pentru fiecare creanță eliminată din evidențe, societatea trebuie să Implementarea termenului de prescriere și aprobarea raportului de eliminare din evidențe nu sunt suficiente, prin ele însele, pentru a justifica deductibilitatea fiscală.
MODEL: Raport privind propunerea de eliminare din evidențe a datoriilor și creanțelor
MODEL: Raport privind propunerea de eliminare din evidențe contabile a creanțelor neîncasate și a datoriilor prescrise
Societatea:.................................................. CUI:.................................................. Sediul social:.................................................. Nr.............. / Data:.......................
Către: Administratorul societății..................................................
1. Obiectul raportului Prezentul raport are ca obiect analiza și propunerea eliminării din evidențe contabile a unor creanțe neîncasate și datorii prescrise, în conformitate cu reglementările contabile și fiscale în vigoare.
Propunerea se bazează pe rezultatele inventarierii, verificarea documentelor contabile, analiza termenelor de prescriere și demersurile întreprinse pentru recuperarea creanțelor sau clarificarea obligațiilor de plată.
2. Baza legală
Eliminarea din evidențe a creanțelor și datoriilor se realizează în temeiul următoarelor reglementări: OMFP nr. 1802/2014, în special punctul 328, privind obligația de a demonstra toate demersurile legale; Codul fiscal, articolul 25, alin.
(4), lit. h), privind condițiile de deductibilitate; Codul civil, articolul 2500 și urm. privind termenul de prescriere de 3 ani;
Legea contabilității nr. 82/1991, privind reflectarea fidelă a poziției patrimoniale; OMFP nr. 2861/2009, privind inventarierea patrimoniului.