Când ia ființă entitatea juridică?
Strategia de stabilire a unui holding în Cehia: structură juridică, transparență a beneficiarilor și limitele răspunderii
O companie din România care vizează prezența pe piața cehă nu optează, de obicei, pentru simpla deschidere a unei sucursală, ci pentru constituirea unei entități locale cu răspundere limitată, cunoscută sub denumirea de s. r. o. Această structură nu doar că asigură o prezență legală, ci poate funcționa ulterior ca vehicul de holding pentru alte achiziții în regiune. Procesul de înființare este caracterizat prin rapiditate și costuri reduse, însă adevăratele provocări juridice apar în faza de operare. Problemele se manifestă atunci când societatea mamă din România dirijează activitatea filialei fără a respecta normele cehă sau când grupul subapreciază importanța registrării beneficiarilor reali.
Legislația locală prevăde sancțiuni severe pentru ambele situații, variind de la blocarea plății dividendelor până la angajarea răspunderii personale a directorului. În paralel, compania română are și obligații specifice în țara sa de origine.
Procesul de constituire este eficient și nu necesită apostilă pentru documentele române.
O firmă din România poate fi singurul asociat al unei s. r. o. cehă. Statutul trebuie încheiat prin act notarial, iar aportul minim necesar este de o singură coroană cehă.
În cazul în care structura este destinată să funcționeze ca holding, care va deține participații în alte firme sau va oferi finanțare internă în grup, mărimea capitalului social depinde mai mult de credibilitatea fața băncilor și partenerilor comerciali decât de o cerință legală strictă.
Nu este obligatoriu ca un reprezentant să se deplaseze la un notar în Praga în numele firmei române. O procură cu semnătură legalizată este suficientă pentru a împuternici, de exemplu, un avocat local.
Tratatul de asistență juridică civilă între Cehia și România din 1994 stipulează, la articolul 23, că documentele emise de autoritățile unui stat sunt acceptate în celălalt stat fără formalități suplimentare de verificare.
Astfel, extrasul din registrul comerțului românesc și semnătura legalizată nu necesită apostilă; o traducere oficială în limba cehă este suficientă.
Entitatea juridică ia ființă doar la momentul înregistrării în registrul comerțului. O persoană care acționează în numele firmei înainte de această înregistrare se angajează personal prin actul respectiv, până când societatea preia efectele sale în termen de trei luni de la constituire.
Comparativ cu o sucursală, o s. r. o. oferă un avantaj major: pentru obligațiile născute din activitatea desfășurată pe teritoriul ceh, răspunde o entitate juridică distinctă, nu direct societatea mamă. Totuși, acest scutec juridic este valabil doar dacă grupul respectă regulile de conducere și transparență descrise mai jos.
Direcția din București impune instrucțiuni specifice pentru directorul local și structurarea grupului. Deținerea unei participații majoritare nu dă dreptul firmei mame de a controla activitatea curentă a filialei. Gestionarea afacerii aparține directorului (jednatel), iar nimeni din afara adunării generale nu poate emite instrucțiuni pentru acesta. Directorul acționează conform principiilor și directivelor aprobate de adunarea generală, dacă acestea sunt în conformitate cu legislația și cu statutul (paragraful 195, alin. 2 din Legea nr. 90/2012 Sb.
privind corporațiile comerciale).
Într-o firmă cu un singur asociat, puterile adunării generale sunt exercitate de asociatul unic, ceea ce permite societății mame române să aprobă directivelor prin decizie a asociatului unic.
Directorul poate solicita el însuși o directivă, dar nu este scutec de răspunderea pentru decizia proprie.
Când grupul dorește să transmită directivelor către director în afara procesului de decizie al adunării generale și să se protejeze de răspunderea pentru daune, trebuie să utilizeze instituția de koncern, adică un grup de firme sub conducere unificată (paragrafele 79 și următoare din Legea nr. 90/2012 Sb.). Un koncern se formează când filiala este supusă unei coordonări și conduceri conceptuale pe termen lung a componentelor cheie ale activității, în cadrul unei politici unitare a grupului.
Cum răspunde firma mamă pentru daunele filialei?
Organul entității de conducere poate emite directivelor către director privind managementul afacerii, dacă acestea sunt în interesul koncernului (paragraful 81, alin. 1).
Entitatea de conducere nu răspunde pentru daunele cauzate filialei dacă demonstrează că acestea au apărut în interesul koncernului și că vor fi compensate într-un termen rezonabil, de exemplu prin contraprestații sau alte avantaje demonstrabile (paragraful 72).
Această protecție nu se aplică dacă, ca urmare a conducerii, filiala intră în insolvență.
De asemenea, protecția nu poate fi invocată dacă membrii koncernului nu fac publică, fără întârziere, existența acestuia pe paginile lor de internet.
În afara structurii de koncern, firma mamă răspunde pentru daunele cauzate filialei prin exercitarea influenței, cu excepția cazului în care demonstrează că, la momentul exercitării influenței, putea presupune rezonabil și cu bună-credință că acționează în cunoștință de cauză și în interesul justificabil al filialei (paragraful 71 din Legea nr. 90/2012 Sb.). Dacă nu repară dauna cel târziu până la sfârșitul exercițiului financiar în care aceasta s-a produs sau într-un alt termen rezonabil convenit, trebuie să compenseze și daunele suferite de asociații filialei.
În plus, firma mamă răspunde, în calitate de garant, față de creditorii filialei pentru datoriile pe care aceasta nu le poate plăti, în tot sau în parte, ca urmare a influenței exercitate.
Directorul firmei controlate este obligat să întocmească anual, în termen de trei luni de la încheierea exercițiului financiar, un raport privind relațiile din cadrul grupului și să îl depună la colecția de documente a registrului comerțului.
Creditorii sau practicianul în insolvență pot verifica din acest raport modului în care a fost gestionat patrimoniul filialei.
În registrul ceh al beneficiarilor reali se înregistrează persoanele fizice aflate la capătul lanțului de proprietate, nu societatea mamă română. Este vorba, de regulă, despre oricare persoană care deține, direct sau indirect, mai mult de 25% din participații, din drepturile de vot sau din profit, ori exercită o influență determinantă în societate sau într-o corporație care deține o participație de peste 25% în firma cehă (paragraful 4 din Legea nr. 37/2021 Sb.
privind registrul beneficiarilor reali). La calculul participației indirecte, procentele din lanțul de proprietate se înmulțesc, iar în caz de ramificare, produsele se adună. Cine controlează însă firma mamă română, care deține filiala cehă, este beneficiar real chiar dacă, prin înmulțirea participațiilor, ar rezulta un procent mai mic.
Dacă beneficiarul real nu poate fi identificat nici după depunerea tuturor eforturilor rezonabile, se consideră beneficiari reali persoanele din conducerea de rang superior (paragraful 5).
Directorul trebuie, prin urmare, să deslușeze structura întregului grup românesc, iar firma mamă și beneficiarii reali înșiși trebuie să îi acorde sprijinul necesar.
Legislația leagă lipsa înregistrării de sancțiuni de drept privat.
Firma cehă nu poate plăti dividende, alte resurse proprii sau cota din lichidare beneficiarului real și nici firmei mame al cărei beneficiar real este, de asemenea, această persoană.
Dreptul la plata sumelor neachitate până la sfârșitul exercițiului financiar în care s-a hotărât plata se stinge (paragraful 53). Beneficiarul real și firma mamă nu pot, în plus, să voteze în adunarea generală și nici să decidă în calitate de asociat unic (paragraful 54). Decizia asociatului unic luată cu încălcarea acestei interdicții este nulă.