Ce reguli de bază trebuie să respecți?
Plata sau rambursarea costurilor de deplasare între domiciliul și locul de muncă este un beneficiu tot mai întâlnit în companiile din România.
Deși pare simplu la prima vedere, acest mecanism ascunde capcane legislative care pot influența atât impozitul pe venit al salariatului, cât și deducerile fiscale ale firmei.
Când devine decontarea neimpozabilă?
Mai jos găsești pas cu pas condițiile de neimpozabilitate, actele necesare și modul în care se fac înregistrările contabile, inclusiv scenariul în care se folosește mașina personală a angajatului prin contract de comodat.
Pentru ca banii dați pe transport să fie scutiți de impozit, legea impune câteva reguli stricte. În primul rând, beneficiul trebuie trecut negru pe alb fie în Contractul Individual de Muncă (CIM), fie în Regulamentul Intern al companiei.
Fără această prevedere scrisă, suma rambursată devine automat un avantaj salarial taxat cu toate contribuțiile. Din punct de vedere legal, scutirea se aplică la CAS (art. 142 lit. b), CASS (art. 157 alin.
Ce documente sunt obligatorii la dosar?
(2)) și CAM (art. 220^4 alin. (2)) din Codul Fiscal, dar numai dacă facilitatea este stipulată oficial în documentele firmei.
Conform articolului 76 alin. (4) lit. a) din Codul Fiscal, angajatorul poate acorda o sumă fixă sau decontată pentru transportul la și de la job fără ca aceasta să fie impozitată. Atenție însă, scutirea nu se aplică automat! Totul depinde de clauza din CIM sau din Regulamentul Intern. Dacă lipsește această formalitate, suma intră direct în veniturile impozabile, iar compania se trezește cu obligații suplimentare de plată și declarare.
Cum se raportează sumele în Declarația 112?
Dacă angajatul face naveta cu mașina personală, compania trebuie să aibă un sistem clar de calcul și dovezi palpabile privind utilizarea autoturismului. O simplă declarație pe propria răspundere în care omul spune că nu are transport public direct nu mai este suficientă.
Inspectorii cer documente justificative: deconturi lunare cu kilometrii parcurși în funcție de zilele lucrate, bonuri de combustibil cumpărate de salariat și decontate în limita plafonului stabilit sau alte dovezi care confirmă traseul și suma.
Cum funcționează deducerile la impozitul pe profit?
Începând cu veniturile aferente lunii iulie 2026, Declarația 112 se completează conform modelului aprobat prin Ordinul comun nr. 605/95/928/2314/2026, publicat în Monitorul Oficial nr. 463 din 2 iunie 2026. Pentru transportul neimpozabil, suma se include în totalul venitului brut la rândul 8 din Secțiunea E.3, Anexa nr. 1.2. Acest rând acoperă veniturile din salarii și asimilate, conform art. 76 alin. (1)–(4¹).
Dacă nu sunt îndeplinite condițiile de neimpozabilitate, banii se trec ca avantaj salarial și se raportează la rândurile 8.3 (avantaje în bani și în natură) sau 8.3.4 (alte sume impozabile).
Este nevoie sau nu de un contract de comodat?
Din perspectiva impozitului pe profit, cheltuielile sociale sunt deductibile în limita a 5% din fondul de salarii, conform art. 25 alin. (3) lit.
b) din Codul Fiscal. Această limită se aplică cheltuielilor sociale făcute în baza contractului colectiv de muncă sau a regulamentului intern. Prin urmare, dacă beneficiul este trecut în regulamentul intern, angajatorul poate deduce doar 5% din valoarea totală a transportului la calculul impozitului.
Această dilemă dă bătăi de cap contabililor și juriștilor, mai ales că miza fiscală este mare. Hai să vedem cum stăm în funcție de scenariu.
Ce se întâmplă fără contract de comodat?
Când angajatorul decontează benzina strict pentru traseul domiciliu-birou, iar mașina rămâne în curtea salariatului pentru uz personal, un contract de comodat nu este nici necesar, nici recomandat. Codul Fiscal leagă regimul favorabil doar de natura sumei și de menționarea beneficiului în CIM sau Regulamentul Intern. Juridic vorbind, comodatul (art. 2.146–2.157 din Codul Civil) înseamnă transferul dreptului de folosință. Cum mașina nu este predată efectiv companiei, regulile fiscale pentru vehiculele firmei nu se aplică.
Practic, consecințele sunt clare: cheltuiala este deductibilă în limita de 5% din fondul de salarii, nu se aplică plafonul de 50% pentru cheltuieli și TVA, iar angajatul nu înregistrează obligații suplimentare.