Ce spune articolul 4, alineatul (8) din OUG?
Ghid practico-financiar: Cum se tratează corect duplicarea facturilor în RO e-Factura și raportarea lor prin decontul de TVA D300 și formularul informativ D394
O problemă frecvent întâlnită de mediul de afaceri vizează situațiile în care documentele fiscale ajung de două ori în Spațiul Privat Virtual (SPV).
Vom analiza în rândurile următoare un caz concret în care un furnizor a trimis din greșeală în luna octombrie patru facturi care fuseseră deja emise, contabilizate și raportate inițial în luna mai.
Pentru a îndrepta această scăpare, emitentul a generat ulterior și documente de storno.
Specialistul nostru explică pas cu pas modul în care trebuie procedat din punct de vedere contabil și fiscal, astfel încât registrele firmei și declarațiile fiscale să reflecte cu exactitate realitatea economică, fără distorsiuni inutile.
Detaliile speței analizate ne pun în fața următoarei situații: o companie a recepționat prin intermediul platformei naționale RO e-Factura, în cursul lunii octombrie, un set de patru facturi care aveau însă data și prestarea efectivă aferente lunii mai. În realitate, aceste documente ajunseseră deja la beneficiar și fuseseră operate în contabilitate încă din luna mai, odată cu executarea serviciilor respective. Ulterior primirii eronate din octombrie, partenerul comercial a recunoscut eroarea tehnică de retransmitere.
Ca reacție, societatea beneficiară a operat în SPV un mesaj oficial de refuz, semnalând clar duplicarea și subliniind că pentru aceleași servicii existau deja documente identice înregistrate în evidențe. Pentru a corecta aspectul tehnic din sistem, furnizorul a emis ulterior patru facturi de storno având data din octombrie, menționând explicit că acestea anulează dublurile din SPV, documente ce includeau și taxa pe valoarea adăugată.
Abordarea corectă din perspectivă contabilă și fiscală
Având în vedere că documentele parvenite în octombrie reprezintă exclusiv retransmiteri accidentale ale unor operațiuni din mai, însoțite de corecțiile lor tehnice, regulile contabile interzic dublarea înregistrărilor. Mai exact, nu trebuie să repetați înregistrarea achizițiilor și nici nu se impune diminuarea cheltuielilor sau a TVA-ului dedus inițial în luna mai.
Tratamentul contabil și fiscal adecvat pentru această situație presupune următorii pași clari:
- Facturile primite și înregistrate inițial în luna mai își urmează cursul firesc, rămânând în contabilitate împreună cu cheltuielile și taxa aferentă. - Setul de patru facturi retransmise accidental în octombrie nu se va înregistra din nou ca o achiziție nouă. - Facturile de storno primite în octombrie, având caracter exclusiv tehnic pentru a neutraliza duplicarea din SPV, nu vor genera înregistrări distincte de scădere a cheltuielilor, a taxei deductibile sau a datoriilor către furnizor. - Formularul D300 nu va conține o nouă deducere de TVA și nici ajustări ale sumei deduse inițial, deoarece simpla duplicare nu modifică fondul economic al tranzacției.
De asemenea, specialiștii subliniază că nu este recomandată generarea artificială a unor note contabile atât pozitive, cât și negative, doar de dragul de a obține un sold nul în fișele conturilor. Fluxul electronic și cel contabil trebuie privit nuanțat: nu orice fișier încărcat în SPV generează automat un nou fenomen economic.
Cadrul legal aplicabil: OUG nr. 120/2021 și corectarea facturilor electronice
Conform prevederilor înscrise la articolul 4, alineatul (8) din Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 120/2021, o factură electronică ce a fost deja comunicată clientului nu mai poate fi returnată fizic sau ștearsă din sistemul național RO e-Factura. Totuși, legislația vine în sprijinul contribuabililor prin alineatul (9) al aceluiași articol, care îi oferă beneficiarului dreptul de a formula obiecții și de a înștiința emitentul, utilizând în acest scop mesageria integrată a sistemului.
Mai departe, alineatul (10) din același act normativ stabilește că orice corectură adusă unei facturi electronice transmise deja se face în conformitate cu normele articolului 330 din Codul Fiscal, documentul corector urmând să fie trimis tot prin intermediul platformei RO e-Factura. Privind retrospectiv, notificarea de refuz trimisă de societate a reprezentat o metodă perfect legală pentru a semnala dublarea, deși acest gest nu șterge automat din sistem documentele retransmise eronat.
Poziția Ministerului Finanțelor privind duplicarea în RO e-Factura
În Ghidul oficial publicat de Ministerul Finanțelor – mai exact în cadrul Ghidului de utilizare a codurilor specifice pentru tipurile de facturi, categoriilor de TVA și altor reguli aplicabile în sistemul național RO e-Factura (secțiunea 4, pagina 16) – instituția abordează în mod direct această chestiune a facturilor duplicate. Documentul menționează că mici discrepanțe între fișierele de tip XML pot genera uneori o retransmitere neintenționată a aceleiași facturi, indicând drept soluție neutralizarea duplicatului prin emiterea unei facturi de stornare tehnică.
Această problematică prezintă un interes deosebit pentru practicienii din domeniul financiar-contabil, fiind intens dezbătută în ghidurile dedicate profesioniștilor, fiscalității, taxelor, deducerilor și monografiilor contabile actualizate pentru anul 2026.
Monografia contabilă detaliată în lumina Legii contabilității și a OMFP nr. 1802/2014
Potrivit prevederilor articolului 6, alineatul (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, orice operațiune economico-financiară trebuie consemnată în documente justificative, acestea formând baza oricărei înregistrări în contabilitate. De asemenea, normele metodologice aprobate prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1802/2014 (la punctul 57, alineatele 1 și 2) impun ca evenimentele să fie reflectate cu strictă respectare a realității economice, actele justificative trebuind să corespundă modului în care s-au derulat faptele în mod efectiv.
Cum se reflectă totul în Decontul de TVA (D300)?
Înregistrarea primară efectuată în luna mai, considerând că serviciile au fost recunoscute drept cheltuieli și că TVA-ul este integral deductibil, s-a făcut astfel: - Cheltuielile după natura lor (cont 6xx) în corespondență cu Furnizorii (cont 401) pentru valoarea serviciilor prestate; - TVA deductibilă (cont 4426) în corespondență cu Furnizorii (cont 401) pentru taxa aferentă.
Aceste înregistrări contabile inițiale rămân neatinse. Retransmiterea documentelor în octombrie nu dă naștere unor noi obligații de plată și nu legitimează o dublă înregistrare a serviciilor în contabilitate. Prin urmare, dacă operațiunile de storno au un caracter pur tehnic, ele nu trebuie înregistrate separat cu sume negative în conturile de cheltuieli (6xx), TVA deductibilă (4426) și furnizori (401), deoarece o asemenea abordare ar diminua în mod nereal o cheltuială și o taxă aferente unei prestații reale.
Specialiștii nu recomandă nici înregistrarea facturilor dublate cu valori pozitive, urmată imediat de înregistrarea storno-ului cu valori negative, doar pentru a crea rulaje care se anulează reciproc în balanță. În realitate, pentru cele opt documente sosite în octombrie, nu apar note contabile suplimentare care să influențeze zona de cheltuieli, datoriile sau taxa dedusă. Toate aceste acte se arhivează și se atașează facturilor din mai, servind drept justificare pentru eroarea tehnică de transmisie în sistem.
Reflectarea în Decontul de TVA (D300)
Din perspectiva regimului fiscal al taxei, articolul 297, alineatul (4) din Codul Fiscal stipulează că dreptul de deducere a TVA intervine pentru achizițiile destinate operațiunilor taxabile, în vreme ce articolul 299, alineatul (1), litera a) impune cerințele documentare obligatorii. Decontul de TVA, cunoscut sub indicativul D300, este guvernat de articolul 323 din Codul Fiscal. Pentru anul 2026, raportarea se realizează prin utilizarea formularului aprobat prin Ordinul ANAF nr. 174/2026, aplicabil începând cu prima perioadă fiscală a anului.
În speța analizată, serviciile au fost achiziționate în luna mai, iar deducerea taxei s-a fãcut legal pe baza documentelor originale.
Simplul fapt că aceleași fișiere au fost retransmise în octombrie nu transformă evenimentul într-o achiziție nouă. În același timp, stornările pur tehnice nu implică anularea serviciilor sau o scădere a valorii contractuale.
Ca urmare a acestor considerente, pentru documentele sosite în octombrie se aplică următoarele reguli:
- Nu se va deduce din nou TVA-ul înscris pe facturile retransmise; - Nu se operează nicio ajustare a TVA-ului dedus în luna mai pe baza unor stornări cu caracter strict tehnic; - Nu se trec sume în plus în formularul D300 pentru o simplă duplicare informatică și neutralizarea ei ulterioară;
- Nu se rectifică decontul D300 din luna mai, atâta timp cât achizițiile au fost declarate corect încă de la momentul inițial.
Dacă entitatea economică a realizat și alte achiziții reale în luna octombrie, acestea vor fi incluse în decontul perioadei conform legislației uzuale, fără nicio interferență din partea documentelor duplicate. Prin urmare, pentru formularul D300, aceste incidente tehnice nu generează modificări ale TVA-ului colectat sau deductibil de declarat.
Tratamentul în Declarația Informativă D394
Declarația informativa D394 este reglementată prin OPANAF nr. 3769/2015, cu modificările și completările ulterioare, incluzând prevederile aduse de OPANAF nr. 2194/2025, care se aplică tranzacțiilor derulate începând cu data de 1 august 2025. Conform anexei numărul 2 din acest ordin, secțiunea destinată persoanelor care efectuează achiziții se completează având în vedere bunurile și serviciile taxabile al căror loc se consideră a fi în România, luând în calcul facturile primite în intervalul de raportare, independent de data la care intervine exigibilitatea taxei.
Această prevedere normativă trebuie interpretată însă prin prisma faptului că, în speța noastră, cele patru achiziții au avut loc efectiv și au fost facturate încă din luna mai, fiind deja raportate corect. În luna octombrie nu au existat alte patru achiziții reale și nici nu a avut loc o corecție valorică a celor vechi. Din acest motiv, experții nu recomandă re-declararea celor patru facturi din mai drept achiziții noi în formularul D394 aferent lunii octombrie.
Referitor la documentele de storno, trebuie delimitate cu atenție două scenarii distincte:
A. Stornări cu caracter exclusiv tehnic pentru facturi retransmise identic.
Dacă se poate dovedi că aceste operațiuni doar anulează dublurile din sistemul RO e-Factura, fără să modifice fondul comercial sau economic al facturilor inițiale, nu ne aflăm în fața unei achiziții noi și nici a unei ajustări valorice de inclus în D394.
Recomandarea specialiștilor în acest caz este să nu majorați și nici să nu micșorați valorile achizițiilor raportate în D394 pentru respectivele poziții.
Nu este indicată nici introducerea artificială de sume pozitive pentru facturile duplicate, urmată de sume negative pentru stornări, doar pentru a ajunge la un total zero.
Trebuie totuși menționat că instrucțiunile oficiale de completare a formularului D394 obligă la declararea tuturor facturilor primite și nu conțin în prezent o excepție clară, derogatorie, dedicată în mod exclusiv stornărilor de natură tehnică generate de erorile din platforma electronică.