Ce spune punctul 68?
Administrația financiară a companiilor implicate în exploatarea parcului auto se confruntă cu o provocare majoră: gestionarea riguroasă a costurilor aferente vehiculelor de serviciu.
Acest segment cheltuiesc este frecvent vizat de auditurile fiscale, ceea ce impune ca liderii de business și departamentele financiare să stâmpere perfect mecanismele legale care influențează impozitul pe profit, venitul personal, contribuțiile sociale și, nu în ultimul rând, recuperarea TVA.
Legea fiscală impune o regulă fermă: cheltuielile generate de mașini și taxa aferentă pot fi deduse integral din baza de impozitare doar dacă automobilul este folosit strict pentru activitatea economică a firmei.
Această condiționare ține de autoturisme ale căror masă totală autorizată nu depășește 3.500 de kilograme și care oferă maximum nouă locuri, inclusiv pentru șofer.
Dovada caracterului exclusiv profesional al deplasărilor se realizează prin intermediul documentelor de urmărire a traseelor, cunoscute sub denumirea de foi de parcurs.
Obligația de a monitoriza starea tehnică a mașinilor și de a consemna datele relevante în aceste registre sau în ordinea de serviciu revine entităților juridice proprietare, conform articolului 27 din Regulamentul de aplicare a O.
U. G. nr. 195/2002, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 1391/2006.
Din punct de vedere legislativ, completarea acestor documente este necesară pentru a justifica dreptul la deductibilitate totală la calculul profitului imposable sau al veniturilor din activități independente, precum și pentru exercitarea dreptului de recuperare a TVA.
Ce se întâmplă în 2026?
Conform punctului 68 alin. (2) din Normele metodologice, aplicate în contextul articolului 298 alin. (1) din Codul fiscal, fiecare foaie de parcurs trebuie să conțină, ca minim, patru informații esențiale: categoriile de vehicul mobilizat, destinația și motivul deplasării, distanța parcursă în kilometri, precum și norma proprie de consum de combustibil pe kilometru.
Prezența acestor elemente fundamentale oferă autorităților fiscale o imagine clară asupra modului de utilizare a mijlocului de transport, consolidând astfel argumentul pentru deductarea integrală a tuturor costurilor asociate.
Deși aceste date minime sunt suficiente din punct de vedere legal, experții recomandă includerea unor detalii suplimentare, cum ar fi data exactă a deplasării sau identitatea persoanei care a condus, pentru a reduce la minimum riscul unei retratări fiscale în cazul unei verificări.
Flexibilitatea oferită de legislație permite companiilor să extindă conținutul foii de parcurs, în funcție de politicile interne de control și transparență.
Astfel, documentul poate fi îmbogățit cu informații precum denumirea entității, numărul de înmatriculare, marca autovehiculului, starea tehnică la momentul emiterii, numele șoferului, data și ora plecării și sosirii, perioada de referință, tipul de combustibil prezent în rezervor la începutul și sfârșitul intervalului (benzină, motorină, gaz, ulei de schimb sau completare), alimentările efectuate în timpul perioadei, kilometrajul la plecare și la sosire (cu mențiunea distanței pe șosele neamenajate) și alte detalii pertinente.
Fiindcă nu există un model standard impus de stat, fiecare firmă poate adapta formatul tabular în funcție de specificul operațiunilor sale, optând fie pentru formulare tipărite, fie pentru soluții digitale bazate pe Excel sau software specializat.
În contextul anului 2026, autoritățile fiscale au evidențiat o creștere a cazurilor în care contribuabilii au pierdut dreptul la facilități din cauza unei documentații insuficiente. Societățile care nu au reușit să dovedească utilizarea strict profesională a autoturismelor au fost supuse unor corecții fiscale, cu consecința plății unor impozite suplimentare. Reglementările actuale stipulează că, pentru vehiculele folosite mixt (nu exclusiv în scop economic), cheltuielile sunt deductibile doar în proporție de 50%. Excepția de la această limitare, adică deductibilitatea integrală, se aplică doar anumitor categorii specifice, cum ar fi vehiculele destinate serviciilor de urgență sau transportului de persoane.
Pentru a preveni sancțiunile și a asigura conformitatea cu cerințele ANAF, este imperativ ca administratorii să revizuiască și să actualizeze procedurile interne privind justificarea cheltuielilor auto. Auditurile recente au identificat frecvent următoarele nereguli: utilizarea mașinilor de serviciu în scop personal fără ajustarea corespunzătoare a cheltuielilor și TVA; absența foilor de parcurs sau completarea lor eronată; transportul angajaților între domiciliu și loc de muncă cu mașina firmei, chiar dacă există transport public disponibil la ore rezonabile; depășirea pragurilor legale pentru amortizare; deducerea TVA de pe bonuri fiscale care nu respectă cerințele legale; și lipsa ordinelor de deplasare care să ateste caracterul profesional al folosiunii.
Adoptarea unui sistem robust de documentare nu doar că elimină incertitudinea, ci oferă și o protecție solidă împotriva presiunilor administrative, transformând rigurozitatea procedurală într-un avantaj competitiv real pentru orice entitate economică.