Cum gestionăm documentele financiare?
În acest articol prezentăm procedura completă de distrugere a documentelor financiare-contabile, a cadrului juridic și a modelelor utile de documente necesare pentru executarea corectă a acestei operațiuni. Distrugerea documentelor financiare-contabile: cadru juridic Pentru a se asigura că distrugerea documentelor financiare-contabile cu perioada de păstrare expirată se realizează în conformitate cu legislația în vigoare în România, este necesar să se urmeze o procedură bazată pe următorul temei juridic: 1.
Legea contabilă nr. 82/1991: - art.23 alin. (1) Persoanele menționate la art. 1 care utilizează sisteme informatice automate de prelucrare a datelor au obligația de a asigura prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și conservarea acestora pe suporturile tehnice timp de 5 ani, calculate începând cu data de 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. - Art.25 - Înregistrările contabile obligatorii şi documentele justificative care stau la baza evidenţelor contabile financiare se păstrează în arhivele persoanelor menţionate la art. 1 pentru 5 ani, calculate începând cu data de 1 iulie a anului următor sfârşitului exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele salariale. - Secţiunea 40.
Documentele financiare și contabile care atestă originea mărfurilor cu o durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pentru perioada corespunzătoare vieții lor utile. - Punctul 43. Eliminarea din arhiva entității a documentelor financiare-contabile, a căror durată de conservare specificată în aceste norme a expirat, este realizată de un comision instituit în conformitate cu procedurile proprii ale entității.
În această situație, se întocmește o înregistrare și se înregistrează documentele scoase din arhivă. Procedura de distrugere a documentelor contabile financiare Procedura de distrugere a documentelor financiare-contabile a căror perioadă de păstrare a expirat implică următoarele etape: - I. Evaluarea documentelor - II.
Cum se distrug documentele financiare și contabile vechi?
Înființarea Comisiei pentru distrugere - III. Pregătirea procedurii verbale - IV. Decizia de distrugere - V.
Distrugere efectivă - VI. Înregistrarea în registre - VII. Menținerea procedurii - verbal I.
Evaluarea documentelor identificate și evaluate toate documentele financiare și contabile a căror perioadă legală de conservare, stabilită în conformitate cu art. 23 și art. 25 din Legea contabilă nr. 82 / 1991 și normele de ordine 2634 / 2015, a expirat. Aceasta implică verificarea datelor documentelor a căror perioadă de păstrare prevăzută în normele aprobate prin ordinul 2634/2015 a expirat. 1. Identificarea documentelor - inventarierea completă a tuturor documentelor financiare şi contabile din arhiva companiei.
Cum se evaluează corect documentele financiare-contabile?
- Utilizați sistemele de management documentar ale companiei pentru a localiza documentele electronic, dacă este posibil. 3.
Selectarea documentelor: - Selectaţi din inventar a creat documentele a căror perioadă legală de păstrare a expirat. - Verificați dacă nu există cerințe legale sau controale fiscale în curs care să necesite păstrarea suplimentară a oricărui document.
Întocmiţi o evidenţă detaliată a tuturor documentelor selectate pentru distrugere, inclusiv: - Descrierea documentului (tip, conţinut) - Data creării documentului - Data expirării perioadei de păstrare - Motivul eliminării (expirarea perioadei de păstrare) 6.
Elaborarea procesului-verbal preliminar - Elaborarea unui proces-verbal preliminar conţinând toate informaţiile colectate şi deciziile luate în etapa de evaluare. Acest raport va fi prezentat comitetului de distrugere pentru revizuire și aprobare finală înainte de distrugerea efectivă a documentelor.